A pecsét tartalmának és formájának jóváhagyása
Az autonóm tartományi szerv, a helyi önkormányzati szerv és a Vajdaság AT területén székhelyű közmegbízatással rendelkezők pecsétje tartalmának és kinézetének jóváhagyása a Tartományi Oktatási, Jogalkotási, Közigazgatási és Nemzeti Kisebbségi – Nemzeti Közösségi Tikárság (a továbbiakban: Titkárság) hatáskörébe tartozik, Az állami szervek és más szervek pecsétjéről szóló törvény (Az SZK Hivatalos Közlönye, 101/2017.szám és 49/2021. szám) rendelkezéseivel összhangban
Az állam és más szervek pecsétjéről szóló törvény
A pecsétet elektronikus formában használják, ha elektronikus dokumentumhoz csatolják, vagy lenyomat formájában papíralapú – papírra kinyomtatott dokumentumon.
A szerveknek vagy a közmegbízatással rendelkezőknek egy pecséttel kell rendelkezniük a vegyi tintával történő lenyomathoz és legalább egy minősített elektronikus pecséttel, valamint egy pecséttel rendelkezhetnek pecsétviaszhoz és szárazlenyomathoz.
Úgyszintén, a Titkárság a pecsétekről nyilvántartást vezet, amely adatokat tartalmaz a pecsét kidolgozására vonatkozó engedélyről, a pecsét példányszámáról, annak egységes sorozatszámáról, használata megkezdésének időpontjáról, a megsemmisített, eltűnt és elveszett pecsétekről, valamint a pecsétlenyomatokról, illetve a pecsétek kinézetéről.
PECSÉT LENYOMAT FORMÁJÁBAN
Az autonóm tartományi szerv, a helyi önkormányzat szerve és a Vajdaság AT területén székhellyel rendelkező közmegbízatású szervek e Titkársághoz kérelmet nyújtanak be Kérelem a pecsét tartalmának és kinézetének jóváhagyásáraa (A dokumentum jelenleg szerb nyelven érhető el).
A Titkárság a kérelemről legkésőbb három napon belül határoz a kérelemnek az iktatóirodában való átvételétől számítva.
A törvénnyel összhangban, a pecsétnek tartalmaznia kell: A Szerb Köztársaság elnevezését és kiscímerét, az autonóm tartomány elnevezését, a szerv illetve a szervezet elnevezését és székhelyét (például Szerb Köztársaság, Vajdaság Autonóm Tartomány, Ürög község, Ürög, a Szerb Köztársaság kiscímere). Abban az esetben, ha a pecsét szövegét a nemzeti kisebbségi közösség nyelvén és írásán is ki kell írni, a pecsét szövegét szerb nyelven és cirillírással kell kiírni a Szerb Köztársaság címere feletti minden körben, a nemzeti kisebbségek nyelvén és írásával mindegyik kör folytatásában kell kiírni, a szerv székhelyével bezárólag. A kispecsét tartalma azonos és azonos módon kell kiírni, mint a nagypecséten. A kispecséten az állami vagy egyéb szerv elnevezése rövidíthető, de úgy, hogy a rövidített szövegből kétséget kizáróan látható legyen, kié a pecsét.
A tartományi szervek és a Vajdaság AT által alapított szolgálatok pecsétjének szövegét koncentrikus körökben kell kiírni az SZK kiscímere és Vajdaság AT hagyományos címere körül, mely címer az SZK címerétől jobbra helyezkedik el.
A törvény pecsét kinézetét is szabályozza: a pecsét kör alakú, közepén a Szerb Köztársaság kiscímere található. A pecsét szövegét a Szerb Köztársaság kiscímere körül kell kiírni koncentrikus körökben, szerb nyelven, cirill írásmóddal, azokon a területeken pedig, amelyeken hivatalos használatban van a nemzeti kisebbségi közösségek tagjainak nyelve és írása is, e nyelveken és írásmóddal is kiírásra kerül, a törvénnyel és a város, illetve község statútumával összhangban.
A csak szerb nyelven, cirill írásmóddal készülő nagypecsét átmérője 32 mm, annak a pecsétnek pedig, melynek szövegét szerb nyelven cirill írással és a nemzeti kisebbségi közösségek nyelvén és írásával is kiírják, megengedett átmérője 40-60 mm. A kispecsét átmérője nem lehet 20 mm-nél kisebb, és 28 mm-nél nagyobb.
A kérelmezők, a törvénnyel összhangban, a pecsét több példányával rendelkezhetnek, de taralmuk és nagyságuk szerint azonosaknak kell lenniük. A pecsét mindegyik példányát sorszámmal, római számjegyekkel kell megjelölni a Szerb Köztársaság kiscímere alatt (a Szerb Köztársaság kiscímere és a kérelmező székhelye között).
Az állami szerv és egyéb szervek, illetve szervezetek pecsétjét csak a Szerb Köztársaság Belügyminisztériumának meghatalmazásával rendelkező pecsétvésnök dolgozhatja ki, mégpedig e Titkárságnak a pecsét tartalmát és kinézetét jóváhagyó határozata alapján.
A pecsétet, amely többé nem felel meg kopottsága, megkárosodása, az állami és egyéb szervek berendezésének változása (pl. A szerv működésének megszűnése vagy pedig belső egységének megszüntetése), illetve közmegbízatások végzésnek megszűnése következtében, használaton kívül helyezik és meg kell semmisíteni. A pecsétet az adott szerv bizottsága semmisíti meg, és erről tájékoztatja a Titkárságot.
A pecsét eltűnését vagy elvesztését szintén azonnal be kell jelenteni a Titkárságnak, majd a pecsétet érvénytelenné kell kihirdetni Vajdaság AT Hivatalos Lapjában három napon belül az eltűnést vagy elvesztést követően. Eltűnt vagy elvesztett pecsétnek azt a pecsétet kell tekinteni, amely nem hozzáférhető a pecsét őrzésével és használatával megbízott személy számára. Az eltűnt vagy elvesztett pecsétet érvénytelennek kell tekinteni a jóváhagyó szervnek való bejelentés napjától kedve. Későbbi fellelése esetén a pecsétet megsemmisítik.
A fenti törvények rendelkezéseinek megszegése esetén börtönbüntetés és pénzbírság szabható ki (lásd Az állami és egyéb szervek pecsétjéről szóló törvényt).
A jelen törvény rendelkezéseinek alkalmazása feletti felügyeletet, a közigazgatási felügyülőség révén az Államigazgatási és Helyi Önkormányzati Minisztérium végzi, kivéve a pecsétvésnök munkájára vonatkozó részben.
Hivatalos nyilvántartások
A pecsét tartalmának és kinézetének-formájának jóváhagyásával kapcsolatos valamennyi szükséges információt Bojana Makivić tanácsostól ( 63a/I. iroda, telefon: 487-4373) lehet kérni.
MINŐSÍTETT ELEKTRONIKUS BÉLYEG
Az autonóm tartományi szerv, a helyi önkormányzati szerv és a Vajdaság AT területi székhelyű közmegbízatással rendelkezők minősített elektronikus pecsétje tartalmának és kinézetének jóváhagyása a Tartományi Oktatási, Jogalkotási, Közigazgatási és Nemzeti Kisebbségi – Nemzeti Közösségi Tikárság (a továbbiakban: Titkárság) hatáskörébe tartozik,
Ugyanis a törvénymódosítása lehetővé teszi a szervek jogi aktusainak elektronikus formában történő kiadását az elektronikus pecsét használatával. Az elektronikus pecsét használata minden olyan jogi aktusra vonatkozik, amelyet Az elektronikus dokumentumokról, elektronikus személyazonosításról, az elektronikus ügyvitelben nyújtott bizalmas szolgáltatásokról szóló törvény rendelkezéseivel összhangban adnak ki (Az SzK Hivatalos Lapja, 94/2017. és 52/2021.szám).
A törvénnyel összhangban, a pecsétnek tartalmaznia kell: A Szerb Köztársaság elnevezését és kiscímerét, az állami szerv és más szerv, vagy közmegbízatással rendelkező elnevezését és székhelyét, a közigazgatási szerv elnevezését, de tartalmazhatja az állami vagy más szerv szervezeti egységének elnevezését és székhelyét, amennyiben az adott egységnek meghatalmazása van, hogy közigazgatási eljárásban vagy más egyedi dolgokban döntést hozzon. A pecsét tartalmaz más adatokat is, mint az egységes sorozatszám, a pecsét használata kezdésének időpontját, valamint a használata megszűnésének időpontját. A tartományi szervek és más, a Vajdaság AT által alapított hivatalok pecsétje a Szerb Köztársaság címere mellett, tartalmazza a Vajdaság AT hagyományos címerét is, amelyet a Szerb Köztársaság címerétől jobbra kell elhelyezni.
A pecsét szövegét a pecsét ábrázolásában legalább 30 mm széles és 20 mm magas téglalap alakú mezőbe nyomtatják. Bal oldalában a címer áll, a címertől jobbra pedig a bal margóra a pecsét tartalma van írva. A bélyeg tartalmát úgy nyomtatják ki, hogy először a Szerb Köztársaság nevét írják rá. Az első következő sorban az autonóm tartomány neve szerepel, közvetlenül a Szerb Köztársaság neve alatt. Az első következő sorban a szerv nevét a kell írni. Ha közigazgatási eljárásban vagy egyéb egyedi ügyben a szervezeti egység jogosult dönteni, a következő sorba annak az egységnek a nevét kell írni. Az utolsó sorba szerv székhelyét írják. Abban az esetben, ha a bélyeg szövegét a nemzeti kisebbségek nyelvén és írásmódján írják, a szöveget a pecsét cirillírással leírt szövege folytatásában az alá kell írni.
A pecsét érvényességének megszüntetése vagy visszavonása esetén, az haladéktalanul visszavonásra kerül, azaz érvényét veszti és használaton kívül helyezik, és a testület hivatalos helyiségében, meghatalmazott személy felügyelete mellett tartósan őrzik.
A pecsét létrehozásához szükséges eszközök eltűnését vagy elvesztését az e Uprava (e-Közigazgatás) portálon keresztül haladéktalanul jelentik a Titkárságnak, és azt a VAT Hivatalos Lapjában érvénytelennek nyilvánítják.
A fenti törvények rendelkezéseinek megszegése esetén börtönbüntetés és pénzbírság szabható ki (lásd Az állami és egyéb szervek pecsétjéről szóló törvényt).
Az elektronikus tanúsítvány megszerzésére irányuló eljárás az elektronikus bélyegző iránti kérelem benyújtására jogosult személy kijelölésével kezdődik. A meghatalmazottnak minősített elektronikus aláírási tanúsítvánnyal kell rendelkeznie.
A meghatalmazottra vonatkozó adatok (a szerv neve és székhelye, a meghatalmazott adatai – személyi szám (jmbg), név- és vezetéknév, e-mail cím és aláírt és lepecsételt okirat - meghatalmazásról szóló határozat), szkennelt levélben, az alábbi e-mail címre kell megküldeni: epecat.mduls@mduls.gov.rs, illetve a szolgáltatás a rendszergazdájának (adminisztrátorának), a Szerb Köztársaság Államigazgatási és Helyi Önkormányzati Minisztériumánál. Ezt követően a meghatalmazott a pecsét tartalmára és megjelenésére vonatkozó jóváhagyási kérelmet az e Uprava portálon keresztül benyújtja a Tartományi Oktatási, Jogalkotási, Közigazgatási és Nemzeti Kisebbségi - Nemzeti Közösségi Titkárságához. A Titkárság a kérelemről legkésőbb a kérelem Portálon történő benyújtásától számított három napon belül dönt.
A jóváhagyásról szóló határozat kiadását követően, az a Portálról kell letölteni e Uprava. A pecsét jóváhagyásáról szóló végzés átvételét követően minősített elektronikus tanúsítványt kell vásárolnia az elektronikus pecsét használatához ( HSM berendezés, vagy smart (okos) kártyán / USB token-en a tanúsítvánnyal rendelkező megbízott szolgáltatóval (JP Pošta Srbije - Szerbiai Posta KV- részletesebb információkat az elektronikus pecsét vásárlásáról az alábbi címen találhatnak : https://www.ca.posta.rs/postupak_izdavanja.htm#Postupak_za_pecat). Miután azt beszerzik és aktiváljálk az elektronikus tanúsítványt, le kell rajzolni illetve meg kell szerkeszteni a kérelmező pecsétjének külső ábrázolását- megjelenítését.
A pecsét külső megjelenítésének elkészítését követően a kialakított tárgyon belül az eUprava Portál szolgáltatásán keresztül be kell állítani illetve fel kell tölteni a pecsét külső megjelenítését és azt benyújtani a Titkársághoz, amely igazolja, hogy a pecsét külső megjelenítése megfelel a jóváhagyásról szóló határozatnak, ezzel lezárva az elektronikus bélyegző elkészítésének és ellenőrzésének folyamatát.
Hivatalos nyilvántartások
Az elektronikus pecsét tartalmának és kinézetének-formájának jóváhagyásával kapcsolatos információkat Iva Durutovićnál ( 63a/I. iroda, telefon 487-4693) lehet kapni