Avizarea conținutului și aspectului sigiliului
Secretariatul Provincial pentru Educaţie, Reglementări, Administraţie şi Minorităţile Naţionale – Comunităţile Naţionale (în continuare: Secretariatul) este competent pentru avizarea conținutului și aspectului sigiliului organului Provinciei Autonome, organelor unităților autoguvernării locale și al titularilor de autorizații publice care își au sediul în teritoriul Provinciei Autonome Voivodina în conformitate cu Legii privind sigiliul organelor de stat şi al altor organe („Monitorul oficial al RS“, numărul: 101/07 şi 49/21)
Sigiliul se utilizează în formă electronică când se ataşează documentului electronic sau în formă de amprentă pe documentul pe hârtie.
Organele, respectiv titularii autorizaţiilor publice au un sigiliu pentru amprentă cu cerneală chimică şi cel puţin un sigiliu electronic calificat, dar pot avea şi câte un sigiliu pentru amprent în ceară şi pentru amprenta uscată.
De asemenea, Secretariatul ține evidența sigiliilor care conțin date despre: avizarea achiziției sigiliilor, numărul de exemplare a sigiliilor, numărul unic de serie, data de începere a utilizării sigiliului, sigiliile anulate, dispărute și pierdute, expirate şi retrase, precum și amprenta, respectiv afişajul extern al sigiliului.
SIGILIUL ÎN FORMĂ DE AMPRENTĂ
Organul Provinciei Autonome, organul unității autoguvernării locale și titularii de autorizații publice care își au sediul în teritoriul P.A. Voivodina, prezintă cerere pentu avizarea conţinutului şi aspectului sigiliului (Documentul este momentan accesibil doar în limba sârbă).
Secretariatul decide cel târziu în termen de trei zile de la data primirii cererii la biroul de primire al Registraturii.
În conformitate cu legea, sigiliul conține: denumirea și stema mică a Republicii Serbia, denumirea Provinciei Autonome, precum și denumirea și sediul organului, respectiv organizației (de ex. Republica Serbia, Provincia Autonomă Voivodina, Comuna Irig, Irig, stema mică a Republicii Serbia). În cazul în care textul sigiliului se scrie şi în limba şi grafia comunităţilor naţionale minoritare, textul sigiliului în limba sârbă, cu grafie chirilică, se scrie în fiecare cerc deasupra Republicii Serbia, iar textul în limba şi grafia comunităţilor naţionale minoritare se scrie în continuarea fiecărui cerc, inclusiv sediul organului. Conţinutul sigiliului mic este acelaşi şi este scris în acelaşi mod ca şi conţinutul sigiliului mare. Pe sigiliul mic, denumirea organului de stat şi a altui organ poate fi prescurtată, în aşa mod ca din textul prescurtat să se vadă fără echivoc cui aparţine sigiliul.
Textul sigiliului organelor şi serviciilor provinciale pe care le înfiinţează P.A. Voivodina, se scrie în cercuri concentrice în jurul stemei mici a R.S., stemei şi stemei tradiţionale a P.A. Voivodina, care se pun la dreapta de stema R.S.
În baza legii este stabilit şi aspectul sigiliului: sigiliul are formă de cerc în mijlocul căruia este stema mică a Republicii Serbia. Textul sigiliului se scrie în cercuri concentrice în jurul stemei Republicii Serbia, şi anume, în limba sârbă, cu grafie chirilică, iar în teritoriul în care sunt în uz oficial şi limba şi grafia persoanelor aparţinând comunităţilor naţionale, se scrie şi în limbile şi grafiile respective, în conformitate cu legea şi statutul oraşului, respectiv comunei.
Diametrul sigiliului mare, care se scrie doar în limba sârbă, grafia chirilică, este de 32 mm, iar sigiliul al cărui text se scrie în limba sârbă, grafia chirilică și în limbile și grafiile comunităților naționale minoritare poate avea diametrul între 40 mm şi 60 mm. Diametrul sigiliului mic nu poate fi mai mic de 20 mm, nici mai mare de 28 mm.
Semnatarii cererii, în conformitate cu legea, pot avea mai multe exemplare ale sigiliului care trebuie să fie identice după conținut și mărime. Fiecare exemplar al sigiliului se marchează cu număr curent, cifră romană care se află sub stema mică a Republicii Serbia (între stema mică a Republicii Serbia și sediului semnatarului cererii).
Sigiliul organului de stat și al altor organe, respectiv al organizației îl poate grava doar atelierul de gravare a ștampilelor care are autorizația Ministerul Afacerilor Interne al Republicii Serbia, și anume în baza deciziei Secretariatului, prin care s-a dat aviz la conținutul și aspectul sigiliului.
Sigiliul care a devenit necorespunzător din cauza uzării, deteriorării, modificării orânduirii organelor de stat și a altor organe (de ex. Încetarea activității organului sau anularea unității interne), respectiv încetarea efectuării autorizațiilor publice, se scoate din uz și se anulează. Anularea sigiliului o face comisia organului respectiv şi asupra acestui fapt informează Secretariatul.
Dispariţia sau pierderea sigiliului se anunţă imediat Secretariatului şi se declară nul în " Buletinul oficial al P.A.V.", în termen de trei zile de la luarea la cunoştiinţă cu privire la dispariţia sau pierderea sigiliului. Sigiliu dispărut sau pierdut se consideră sigiliul care nu este accesibil persoanei autorizate pentru păstrarea şi folosirea sigiliului. Sigiliul dispărut şi pierdut se consideră nul din data anunţului făcut la organul competent pentru avizare. În cazul găsirii lui ulterioare - sigiliul va fi anulat.
Pentru încălcarea dispoziţiilor de lege invocate este prevăzută pedeapsa cu închisoare şi amenzi (vezi Legea privind sigiliile oraganelor de stat şi ale altor organe).
Controlul aplicării dispoziţiilor acestei legi, cu excepţia părţii care se referă la activitatea atelierelor de gravare a sigiliilor, îl exercită Ministerul pentru Administraţia de Stat şi Autoguvernarea Locală, prin intermediul inspecţiei administrative
Evidenţe oficiale
Informaţii necesare cu privire la avizarea conţinutului şi aspectului sigiliului puteţi obţine de la Bojana Makivić (biroul 63a/I, telefon 487-4373).
SIGILIUL ELECTRONIC CALIFICAT
Secretariatul Provincial pentru Educaţie, Reglementări, Administraţie şi Minorităţile Naţionale – Comunităţile Naţionale (în continuare: Secretariatul) este competent pentru avizarea conţinutului şi aspectului sigiliului electronic calificat (în continuare: Sigiliul) al organului Provinciei Autonome, organelor unităților autoguvernării locale și al titularilor de autorizații publice care își au sediul în teritoriul Provinciei Autonome Voivodina.
Anume, prin modificarea şi completarea legii se prevede utilizarea sigiliului electronic calificat şi prin aceasta se face posibilă emiterea actelor de către organe în formă electronică. Utilizarea sigiliului electronic se referă la toate actele care se emit în conformitate cu dispoziţiile Legii privind documentul electronic, identificarea electronică şi serviciile confidenţiale în gestionarea electronică („Monitorul oficial al RS”, numărul: 94/2017 şi 52/2021).
În conformitate cu legea, sigiliul conține: denumirea şi stema Republicii Serbia, denumirea, respectiv numele şi sediul organului de stat sau al altui organ sau titular de autorizaţii publice, denumirea organului administraţiei, dar poate să conţină şi denumirea şi sediul unităţii organizatorice la organul de stat sau alt organ dacă unitatea respectivă este autorizată să hotărască în procedura administrativă sau în alte dosare individuale. Sigiliul conţine şi alte date precum numărul unic de serie, data începerii utilizării şi data încetării utilizării. Sigiliului organelor şi serviciilor provinciale pe care le înfiinţează P.A. Voivodina, pe lângă stema Republicii Serbia conţine şi stema şi stema tradiţională a P.A. Voivodina, care se pun la dreapta de stema R.S.
Textul sigiliului în aspectul extern al sigiliului se scrie în câmpul dreptunghiular cu o lăţime de cel puţin 30 mm şi înălţime de 20 mm. De partea stângă se prezintă stema, iar la dreapta de stemă se scrie conţinutul sigiliului pe marginea stângă. Conţinutul sigiliului se scrie astfel că pe primul rând se scrie denumirea Republicii Serbia. În rândul imediat următor se scrie denumirea Provinciei Autonome, imediat sub denumirea Republicii Serbia. În rândul următor se scrie denumirea organului. Dacă unitatea organizatorică este autorizată să hotărască în procedura administrativă sau în alte dosare individuale, în rândul următor se scrie denumirea unităţii respective. Sediul organului se scrie în ultimul rând. În cazul în care textul sigiliului se scrie şi în limba şi grafia minorităţilor naţionale, textul se scrie în continuarea sigiliului în limba sârbă cu grafie chirilică.
În cazul încetării valabilităţii sau revocării sigiliului, acesta se anulează fără amânare, respectiv încetează să fie valabil şi se scoate din uz şi se păstrează trainic în birourile oficiale ale organului, sub supravegherea persoanei autorizate.
Dispariţia sau pierderea mijloacelor pentru crearea sigiliului se anunţă fără amânare Secretariatului prin intermediul portalului eAdministraţia şi se declară nul în „Buletinul oficial al PAV”.
Pentru încălcarea dispoziţiilor de lege invocate este prevăzută pedeapsa cu închisoare şi amenzi (vezi Legea privind sigiliile oraganelor de stat şi ale altor organe).
Procedura de obţinere a certificatului digital începe prin desemnarea persoanei autorizate pentru depunerea cererii pentru sigiliul electronic. Persoana autorizată trebuie să posede certificat calificat pentru semnătura electronică. Informaţii despre persoana autorizată (denumirea şi sediul organului, date despre persoana autorizată - CNP, prenume şi nume, adresa de poştă electronică şi actul semnat şi sigilat - decizia privind autorizarea), prin scrisoare scanată, se trimite pe adresa e-mail epecat.mduls@mduls.gov.rs, respectiv pe adresa administratorului acestui serviciu, Ministerul Administraţiei de Stat şi Autoguvernării Locale. După aceea, persoana autorizată depune Cerere pentru avizarea conţinutului şi aspectului sigiliului la Secretariatul Provincial pentru Educaţie, Reglementări, Administraţie şi Minorităţile naţionale - Comunităţile Naţionale prin intermediul Portalului eAdministraţia. Secretariatul decide asupra cererii cel târziu în termen de trei zile de la data depunerii cererii prin intermediul Portalului.
În urma emiterii Deciziei privind avizarea, aceasta se preia de pe Portalul e Uprava. În urma preluării Deciziei privind avizarea sigiliului, trebuie cumpărat un certificat electronic calificat pentru sigiliul electronic (la aparat HSM sau card smart/USB token la furnizorul certificat de servicii confidenţiale (ÎP Poşta Serbiei - mai multe detalii despre cumpărarea sigiliului electronic la adresa: https://www.ca.posta.rs/postupak_izdavanja.htm#Postupak_za_pecat). După ce se procură şi activează certificatul electronic este necesar să se deseneze afişajul extern al sigiliului semnatarului cererii.
După elaborarea afişajului extern al sigiliului, în cadrul dosarului format trebuie pus afişajul extern prin intermediul serviciului pe Portalul eAdministraţiei şi trimis Secretariatului care confirmă că afişajul extern al sigiliului este în conformitate cu decizia privind avizarea şi prin aceasta procedura de elaborare şi verificare a sigiliului electronic s-a încheiat.
Evidenţe oficiale
Informaţii necesare cu privire la avizarea conţinutului şi aspectului sigiliului electronic puteţi obţine de la Iva Durutović (biroul 63a/I, telefon 487-4693).